Ասինխրոն հաղորդակցության աուդիտ. Ինչպես վերադարձնել ձեր աշխատանքային ժամանակը

Ինչո՞ւ է ձեզ անհրաժեշտ ասինխրոն հաղորդակցությունը

Ժամանակակից աշխատավայրում մենք բոլորս գտնվում ենք անընդհատ ծանուցումների գերության մեջ։ Սինխրոն հաղորդակցությունը՝ ակնթարթային հաղորդագրությունները, անվերջ հանդիպումները և «արագ զանգերը», քայքայում են մեր խորը աշխատանքի (deep work) կարողությունը։ Ասինխրոն մոդելը ենթադրում է, որ հաղորդակցությունը տեղի է ունենում ոչ թե իրական ժամանակում, այլ այն ժամանակ, երբ դուք պատրաստ եք դրան։

Այս աուդիտի նպատակն է ձեր աշխատանքային հոսքը վերափոխել այնպես, որպեսզի հաղորդագրություններին պատասխանելը չդառնա ձեր հիմնական աշխատանքը։ Խոսքը ոչ թե շփումը դադարեցնելու, այլ այն ավելի նպատակային և կառավարելի դարձնելու մասին է։

Քայլ 1. Ձեր հաղորդակցման ալիքների գույքագրումը

Սկսեք նրանից, որ թվարկեք բոլոր այն հարթակները, որոնց միջոցով ձեզ հետ կապ են հաստատում։ Slack, էլեկտրոնային փոստ, WhatsApp, աշխատանքային առաջադրանքների համակարգեր և այլն։ Յուրաքանչյուրի համար նշեք՝ որքան հաճախ եք այն ստուգում և ինչ տեսակի հարցեր են այնտեղ քննարկվում։

• Slack/Teams՝ արագ հարցեր, որոնք պահանջում են պատասխան 15 րոպեի ընթացքում։
• Էլեկտրոնային փոստ՝ պաշտոնական հաղորդակցություն, նախագծերի մանրամասներ։
• Առաջադրանքների կառավարման գործիքներ (Jira, Trello)՝ հստակ աշխատանքային խնդիրներ։

Քայլ 2. Ծանուցումների «սպանդը»

Հիմնական սխալը բոլոր ծանուցումները միացված թողնելն է։ Ձեր համակարգչի և հեռախոսի վրա անջատեք բոլոր «pop-up» ծանուցումները։ Դուք պետք է ստուգեք հաղորդագրությունները ձեր սահմանած ժամանակացույցով, այլ ոչ թե այն ժամանակ, երբ սարքը ազդանշան է տալիս։

Արտադրողականության գաղտնիքը պարզ է. աշխատեք այն ժամանակ, երբ ուրիշները ձեզ չեն խանգարում, և հաղորդակցվեք այն ժամանակ, երբ ձեր ուշադրությունը լիարժեք է։

Քայլ 3. Գրավոր հաղորդակցության որակի բարելավում

Երբ անցնում եք ասինխրոն աշխատանքի, ձեր գրավոր տեքստը պետք է լինի հնարավորինս հստակ։ Մի գրեք «Ողջույն, կարո՞ղ ենք խոսել»։ Դա ստիպում է մարդուն պատասխանել և սպասել ձեզ։ Փոխարենը գրեք ամբողջական հարցը՝ բոլոր անհրաժեշտ հղումներով և ենթատեքստով։

Հետևեք այս կանոններին՝ 1. Հստակ վերնագրեր, 2. Անհրաժեշտ հղումներ, 3. Հստակ վերջնաժամկետ, 4. Ակնկալվող արդյունքի նկարագրություն։

Քայլ 4. Հանդիպումների սահմանափակում

Վերլուծեք ձեր շաբաթվա օրացույցը։ Այն հանդիպումները, որոնք կարող են փոխարինվել փաստաթղթով կամ հաղորդագրությունների շղթայով, պետք է չեղարկվեն։ Փորձեք «No-Meeting Wednesdays» կամ «Deep Work mornings» ռեժիմը՝ ձեր օրացույցում նշելով ժամանակ, երբ դուք հասանելի չեք հանդիպումների համար։

Ասինխրոն աշխատանքին անցնելը միանգամյա գործողություն չէ, այլ սովորությունների փոփոխություն։ Սկսեք փոքր քայլերից՝ օրական երկու անգամ ստուգելով հաղորդագրությունները, և կտեսնեք, թե ինչպես է ձեր կենտրոնացումը վերադառնում։