Ինչպես հասնել «Inbox Zero»-ի. Գործնական ուղեցույց
Էլեկտրոնային փոստը ժամանակակից աշխատանքային կյանքի ամենամեծ «գողերից» մեկն է։ Երբ ձեր «Inbox»-ը լցված է հարյուրավոր չկարդացված նամակներով, դուք ոչ միայն ժամանակ եք կորցնում անընդհատ ստուգելով դրանք, այլև ապրում եք մշտական անհանգստության զգացում։ «Inbox Zero»-ն պարզապես նամակները զրոյացնելը չէ, այն համակարգ է, որը թույլ է տալիս ձեր փոստարկղը վերածել ոչ թե թղթապանակի, այլ գործիքի։
1. Կանոնակարգեք ձեր մուտքային հոսքը
Առաջին քայլը ֆիլտրերի և ավտոմատացման կիրառումն է։ Մարդկանց մեծ մասը ստանում է տասնյակ գովազդային և ավտոմատ ծանուցումներ, որոնք ընդհանրապես ուշադրություն չեն պահանջում։ Օգտագործեք Unroll.me կամ նմանատիպ ծառայություններ՝ ավելորդ բաժանորդագրություններից հրաժարվելու համար։
- Ստեղծեք «Գործողություն» (Action) թղթապանակ։
- Ավտոմատ ֆիլտրերով առանձնացրեք այն նամակները, որոնք պարզապես տեղեկատվական բնույթ են կրում։
- Անջատեք ծանուցումները ձեր հեռախոսի վրա, որպեսզի ստուգեք փոստը ոչ թե երբ այն գալիս է, այլ երբ դուք ժամանակ եք հատկացնում դրան։
2. Կիրառեք «Երկու րոպեի» կանոնը
Սա արդյունավետության ամենահզոր սկզբունքներից է։ Եթե նամակին պատասխանելը կամ այն մշակելը տևում է երկու րոպեից քիչ, արեք դա անմիջապես։ Մի թողեք այն «հետոյի» համար։ Հետաձգելը ստեղծում է կուտակումներ, որոնք ավելի շատ էներգիա են խլում ձեզանից հետագայում։
«Միակ նպատակը ձեր մտքի բեռնաթափումն է։ Եթե դուք չեք որոշում, թե ինչ անել նամակի հետ, այն մնում է ձեր ուղեղում որպես չավարտված գործ»։
3. Կազմակերպեք ձեր ժամանակը
Մի ստուգեք փոստը յուրաքանչյուր 10 րոպեն մեկ։ Սահմանեք օրվա մեջ 2 կամ 3 հստակ ժամանակահատված՝ յուրաքանչյուրը 30-45 րոպե տևողությամբ, երբ դուք կզբաղվեք բացառապես փոստով։ Մնացած ժամանակը նվիրեք խորը աշխատանքին։
4. Արխիվացումը ձեր լավագույն ընկերն է
Շատերը վախենում են նամակները ջնջել կամ արխիվացնել։ Իրականում, ժամանակակից փոստային ծառայությունները ունեն հզոր որոնման համակարգեր։ Եթե նամակը ձեզ այլևս պետք չէ որպես ընթացիկ գործ, արխիվացրեք այն։ Արխիվը «աղբարկղ» չէ, այն ձեր թվային հիշողությունն է։
Ընդհանուր սխալներ և խորհուրդներ
Ամենամեծ սխալը «նամակները պահելը» որպես հիշեցում օգտագործելն է։ Դրա համար օգտագործեք To-Do ցուցակներ։ Փոստարկղը պետք է լինի մաքուր, իսկ անելիքները՝ առանձին հավելվածում կամ թղթի վրա։ Սկսեք այսօրվանից՝ արխիվացնելով հին նամակների 90%-ը։ Ձեզ ավելի հանգիստ կզգաք, երբ տեսնեք մաքուր էկրան։
