Էլեկտրոնային փոստի կառավարման զրոյական արձանագրություն. Ինչպես վերականգնել վերահսկողությունը

Ինչու՞ է ձեր փոստարկղը վերահսկում ձեզ

Շատերի համար էլեկտրոնային փոստը դարձել է անվերջանալի առաջադրանքների ցանկ, որը սպառում է ժամանակը և ուշադրությունը։ Երբ դուք բացում եք ձեր փոստարկղը և տեսնում հարյուրավոր չկարդացված նամակներ, ձեր ուղեղը անմիջապես անցնում է պաշտպանական ռեժիմի։ Սա ոչ միայն արտադրողականության խնդիր է, այլև հոգեբանական ծանրաբեռնվածության աղբյուր։

«Inbox Zero» մեթոդը հիմնված է Մերլին Մանի փիլիսոփայության վրա, որը պնդում է՝ կարևորը ոչ թե նամակների թիվը զրոյի հասցնելն է, այլ դրանց հետ աշխատելու ժամանակը կրճատելը։ Խնդիրը ոչ թե հաղորդագրությունների քանակն է, այլ այն որոշումների քանակը, որոնք դուք պետք է կայացնեք ամեն անգամ փոստարկղը բացելիս։

Քայլ 1. Կազմակերպման համակարգի ստեղծում

Առաջին քայլը պարզ է՝ պետք է ստեղծել պանակներ կամ պիտակներ (labels), որոնք կօգնեն դասակարգել նամակները ըստ գործողության։ Ստեղծեք հետևյալ կատեգորիաները՝ «Անհապաղ», «Սպասողական», «Արխիվ» և «Տեղեկատվական»։

• Անհապաղ. Նամակներ, որոնք պահանջում են 5 րոպեից պակաս ժամանակ։
• Սպասողական. Նամակներ, որոնք պահանջում են այլ անձանց պատասխանը կամ երկարատև աշխատանք։
• Արխիվ. Տեղեկատվություն, որը հնարավոր է պետք կգա ապագայում։

Քայլ 2. Որոշումների կայացման կանոնը

Յուրաքանչյուր նամակ բացելիս կիրառեք «4D» կանոնը՝ Do (Կատարել), Delegate (Փոխանցել), Defer (Հետաձգել), Delete (Ջնջել)։

Մի՛ թողեք նամակը փոստարկղում, եթե այն չի պահանջում հետագա գործողություն։ Դա է ձեր անդորրի գրավականը։

Եթե նամակը պահանջում է գործողություն, որը կտևի 2 րոպեից պակաս, արեք դա անմիջապես։ Եթե այն ավելի երկար է տևում, տեղափոխեք այն «Սպասողական» պանակ կամ ավելացրեք ձեր առաջադրանքների ցանկում։ Չօգտագործեք փոստարկղը որպես հիշեցումների ցուցակ։

Քայլ 3. Ժամանակի սահմանափակում և զտում

Մի ստուգեք փոստը ամբողջ օրվա ընթացքում։ Սահմանեք օրական 2-3 անգամյա «փոստային նստաշրջաններ»՝ յուրաքանչյուրը 30 րոպե տևողությամբ։ Սա կօգնի ձեզ կենտրոնանալ խորը աշխատանքի վրա՝ առանց անընդհատ ընդհատումների։

Անջատեք բոլոր ծանուցումները ձեր հեռախոսի և համակարգչի վրա։ Դուք պետք է ստուգեք փոստը, երբ դուք եք որոշում, այլ ոչ թե երբ նամակը հասնում է ձեզ։ Օգտագործեք Unroll.me կամ նմանատիպ ծառայություններ՝ անպետք տեղեկագրերից (newsletters) հրաժարվելու համար։

Հիշեք, որ հիմնական նպատակը ձեր մտավոր էներգիան խնայելն է։ Սկզբում կարող է դժվար թվալ, բայց ժամանակի ընթացքում դուք կզգաք, թե ինչպես է նվազում սթրեսը։ Կարևորը հետևողականությունն է և ձեր համակարգին հավատարիմ մնալը։